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Ayuna ERP

Audit-ready. Jeden Tag.

Ihr Managementsystem. Endlich an einem Ort.

Ausgangslage

Vor dem Audit beginnt die Suche.

Listen, Kalender, Ordner, E-Mails: Das Managementsystem liegt an vielen Orten. Wer den Stand braucht, muss ihn erst zusammensuchen.

  1. Nachweise suchen

    Wochen vor dem Audit werden Nachweise zusammengesucht.

  2. Maßnahmen versanden

    Was im Audit festgestellt wurde, verliert sich in E-Mails und Listen.

  3. Fristen an Einzelpersonen

    Prüffristen und Unterweisungen hängen am Gedächtnis einzelner Personen.

  4. Status aus Meetings

    Den Stand erfährt die Leitung in Statusmeetings statt auf einen Blick.

Das Prinzip

Erfassen. Bewerten. Handeln.

Fast jeder Weg in Ayuna ERP endet bei einer nachverfolgbaren Maßnahme.

Illustration: Drei lachende Mitarbeitende aus der Produktion mit Helm und Warnweste und eine lachende Person aus der Geschäftsleitung mit einer Mappe mit der Aufschrift Audit.AUDIT

  1. Erfassen

    Sie laden Excel- oder CSV-Dateien und Dokumente hoch. Die KI erkennt den Typ und ordnet dem passenden Modul zu. Alles liegt mit Herkunft, Zeitpunkt und Zuordnung ab.

  2. Bewerten

    Das Management Cockpit verdichtet alles nach Ampelsystem, ergänzt um KI-Analysen.

  3. Handeln

    Jede Feststellung wird zur Maßnahme mit Verantwortlichem, Termin und Wirksamkeitsprüfung.

Grundsätze

Grundsätze für KI und Daten in Ayuna ERP.

  • An die KI gehen keine Namen.
  • Kein Training mit Ihren Daten.
  • Vier Rollen, Zwei-Faktor-Anmeldung für Manager verpflichtend.
  • Manipulationssicheres Protokoll.
  • Keine Funktion zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle.
Die KI schlägt vor. Der Mensch entscheidet.

Datenimport

Auditbericht rein, Maßnahmenplan raus. Sie starten mit Ihren Daten, nicht mit leeren Masken.

  1. Übernahme

    Wir übernehmen Ihre bestehenden Tabellen und Dokumente, strukturieren sie und richten Standorte, Rollen und Rechte ein.

    • Excel (.xlsx, .xls)
    • CSV
    • Dokumente

    Teil von „Datenaufbau & Start“ im Einführungspaket: 4 Termine à max. 90 min.

  2. Zuordnung

    Die KI erkennt den Typ, ordnet dem passenden Modul zu und legt die Daten mit Herkunft, Zeitpunkt und Zuordnung ab. Sie prüfen die Zuordnung, dann schreibt Ayuna ERP in die Datenbank.

    Die KI schlägt vor. Der Mensch entscheidet.

  3. Vertrag vor Daten

    Vor der Übernahme Ihrer Daten steht eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) nach Art. 28 DSGVO.

Ayuna ERPMusterwerk GmbH

Datenimport

Beispieldaten

Schritt 1 · Beispieldatei im Ablagefeld

Ablagefeld · Beispiel

Excel (.xlsx, .xls) · CSV · Dokumente

Auditbericht_extern.xlsx
gelesen

Schritt 2 · Typ erkannt, Modul zugeordnet

Dokumenttyp
AuditberichtKI-Vorschlag
Zuordnung
Maßnahmenmanagement · Audit-ManagementKI-Vorschlag
Feststellungen
3 erkannt
Herkunft
Auditbericht_extern.xlsx
Zeitpunkt
02.10.2026, 09:14

Zuordnung geprüftDie KI schlägt vor. Der Mensch entscheidet.

Schritt 3 · Maßnahmen aus den Feststellungen

Maßnahmen

  1. MW-AUD-26-001Feststellung 1

    Kalibrierung Messschieber MS-12 nachholen

    Instandhaltung · Termin 30.10.2026

  2. MW-AUD-26-002Feststellung 2

    Arbeitsanweisung Presse 3 aktualisieren

    Produktion · Termin 06.11.2026

  3. MW-AUD-26-003Feststellung 3

    Gefahrstoffkataster Halle B ergänzen

    Arbeitssicherheit · Termin 20.11.2026

Schritt 4 · Nachweis-Historie einer Maßnahme

MW-AUD-26-001

Kalibrierung Messschieber MS-12 nachholen

Umsetzung

  1. Erfasst durch Import02.10.2026, 09:14

    Herkunft: Auditbericht_extern.xlsx, Feststellung 1

  2. Zugewiesen und terminiert02.10.2026, 09:20

    Instandhaltung · Termin 30.10.2026 · durch QM-Beauftragte

  3. Wirksamkeitsprüfung geplantnach der Umsetzung

    offen

Darstellung mit Beispieldaten (Musterwerk GmbH). Beispielablauf: Diese Website nimmt keine Dateien entgegen.

Beispielansicht

Vom Befund zum Nachweis.

Drei Ansichten aus Ayuna ERP, nachgebaut mit Beispieldaten. Die Oberfläche im Produkt kann im Detail abweichen.

Darstellung mit Beispieldaten (Musterwerk GmbH)

1 von 3: A · Maßnahmenmanagement

AMaßnahmenmanagement

Auditbericht rein, Maßnahmenplan raus.

Sie laden den Auditbericht hoch. Die KI erkennt den Dokumenttyp und ordnet die Feststellungen zu. Daraus werden Maßnahmen im Kanban, von Offen bis Abgeschlossen. Erst wirksam, dann erledigt.

Ayuna ERPMusterwerk GmbH

KI-Suche ·z. B. „überfällige Unterweisungen“

Beispieldaten

Maßnahmen

Korrekturmaßnahmen (CAPA) · ISO 9001, Abschnitt 10.2

ImportAuditbericht_extern.xlsx3 Feststellungen erkannt

Offen2

Neu erfasst

  • MW-AUD-26-002Produktion

    Arbeitsanweisung Presse 3 aktualisieren

    Termin 06.11.2026

  • MW-AUD-26-003Arbeitssicherheit

    Gefahrstoffkataster Halle B ergänzen

    Termin 20.11.2026

Umsetzung1

Aktive Bearbeitung

  • MW-AUD-26-001Instandhaltung

    Kalibrierung Messschieber MS-12 nachholen

    Termin 30.10.20263 KI-To-dos

Überprüfung1

Wirksamkeitsprüfung

  • MW-26-011Personal

    Unterweisung Staplerfahrer nachweisen

    Wirksamkeit prüfen

Abgeschlossen1

Erst wirksam, dann erledigt

  • MW-26-007Qualitätsmanagement

    Prüfanweisung Wareneingang überarbeiten

    wirksam seit 06.10.2026

Darstellung mit Beispieldaten (Musterwerk GmbH)

Module

Module mit klarem Status.

Was heute verfügbar ist, was gerade entsteht und was wir zusätzlich für Sie umsetzen.

Verfügbar

Empfohlener Einstieg: Maßnahmenmanagement, Audit-Management und Personal & Schulung. Dort steckt viel Nachweisarbeit.

  • Die KI erkennt den Dokumenttyp und ordnet zu. Einmal erfasst, keine Doppelerfassung.

ISO-Paket

Die Module für Ihr Managementsystem, in einem Paket.

  • Kanban von Offen über Umsetzung und Überprüfung bis Abgeschlossen. Erst wirksam, dann erledigt.

  • Auditbericht rein, Maßnahmenplan raus.

  • Wochenübersicht nach Ampelsystem, KI-Analysen und KI-Suche.

  • Qualifikationsmatrix, Erinnerungen und Nachweis auf Knopfdruck.

  • Die KI schlägt eine Bewertung von Risiken und Chancen über alle Daten vor. Der Mensch entscheidet.

  • Anforderung und Erfüllungsgrad, je Norm gegenübergestellt.

  • Anlagenbuch, Prüfzyklen, Kalibrierpflicht und Alarm vor Fälligkeit.

  • Die Prozesslandschaft zentral an einem Ort.

  • Die Managementbewertung aus den Daten im System.

  • Kunden-, interne und Lieferantenreklamationen mit Kosten und KI-Analyse.

In Entwicklung

  • Soll RIS und EUR-Lex automatisch prüfen, die Relevanz bewerten und eine Maßnahme anlegen.

  • Im Ausbau für die CO₂-Bilanz nach Scope 1, 2 und 3 (GHG-Protokoll), mit Ist, Forecast und Vorjahr.

  • Soll Lieferanten bewerten und freigeben, mit Score und Sperrstatus.

Darüber hinaus

Was Sie darüber hinaus brauchen, setzen wir mit Ihnen um.

Ayuna ERP wächst mit Ihrem Betrieb. Weitere Bereiche entwickeln wir auf Basis Ihrer Daten.

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So geht es weiter

  1. Erstgespräch + Demo-Vorstellung30 min
  2. Live-Demo mit Ihren Daten60 min
  3. Datenaufbau & StartEinführungspaket: 4 Termine à max. 90 min